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Für den Verkauf einer Immobilie brauchen Sie rechtliche, bauliche und finanzielle Unterlagen, von denen die meisten bei Ämtern, dem Energieausweis-Aussteller oder der Hausverwaltung liegen. Vollständige Unterlagen sind nicht nur Formsache: Fehlende Dokumente zählen zu den häufigen Gründen für Verzögerungen im Verkaufsprozess. Diese Checkliste nennt jedes Dokument mit Bezugsstelle, typischen Kosten und Dauer, Stand 2026. Sie unterscheidet zwischen Haus und Eigentumswohnung und ersetzt keine Rechtsberatung.
Für jeden Immobilienverkauf nötig sind die rechtlichen, amtlichen und baulichen Grundunterlagen. Die folgende Tabelle nennt Bezugsstelle, typische Kosten und Dauer; die Werte schwanken je nach Gemeinde:
Unterlage
Bezugsstelle
Typische Kosten
Dauer
Grundbuchauszug (nicht älter als 3 Monate)
BezugsstelleGrundbuchamt beim Amtsgericht
Typische Kosten10–20 €
Dauerwenige Tage
Flurkarte / Liegenschaftskarte
BezugsstelleKatasteramt / Vermessungsamt
Typische Kosten15–60 €
Dauerwenige Tage
Grundrisse, Baupläne, Baubeschreibung
BezugsstelleBauaktenarchiv beim Bauordnungsamt
Typische Kosten15–50 €
Dauer1–3 Wochen
Wohnflächenberechnung
BezugsstelleArchitekt oder Sachverständiger
Typische Kosten100–300 €
Dauervariabel
Energieausweis
BezugsstelleEnergieberater / Aussteller
Typische Kosten50–100 € (Verbrauch), 300–500 € (Bedarf)
Dauerwenige Tage bis 2 Wochen
Grundsteuerbescheid
Bezugsstelleliegt dem Eigentümer vor, sonst Gemeinde
Typische Kostenmeist kostenfrei
Dauersofort
Gebäudeversicherungsnachweis
Bezugsstelleeigene Versicherung
Typische Kostenkostenfrei
Dauersofort
Personalausweis und Steuer-Identifikationsnummer aller Eigentümer kommen für den Notar hinzu. Bei vermieteten Objekten gehören Mietvertrag und Nebenkostenabrechnung dazu.
Beim Verkauf einer Eigentumswohnung kommen zu den Grundunterlagen die Dokumente der Wohnungseigentümergemeinschaft hinzu, die meist bei der Hausverwaltung liegen:
Unterlage
Bezugsstelle
Typische Kosten
Dauer
Teilungserklärung mit Abgeschlossenheitsbescheinigung
BezugsstelleHausverwaltung oder Grundbuchamt
Typische Kosten10–50 €
Dauerwenige Tage
Protokolle der Eigentümerversammlungen (letzte 3 Jahre)
BezugsstelleHausverwaltung
Typische Kostenmeist kostenfrei
Dauerwenige Tage
Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnungen
BezugsstelleHausverwaltung
Typische Kostenmeist kostenfrei
Dauerwenige Tage
Nachweis der Instandhaltungsrücklage
BezugsstelleHausverwaltung
Typische Kostenmeist kostenfrei
Dauerwenige Tage
Diese Unterlagen prüfen Käufer und ihre Banken besonders genau, weil sie die wirtschaftliche Lage der Gemeinschaft zeigen. Was in der Teilungserklärung steht, erklärt der Ratgeber Teilungserklärung.
Der Notar braucht für die Beurkundung des Kaufvertrags vor allem die Identitäts- und Eigentumsnachweise sowie die Objektdaten. Dazu zählen Personalausweis und Steuer-Identifikationsnummer von Käufer und Verkäufer, der aktuelle Grundbuchauszug, bei einer Wohnung die Teilungserklärung und Angaben zu bestehenden Belastungen wie einer noch eingetragenen Grundschuld. Der Notar holt den aktuellen Grundbuchstand selbst ein, die übrigen Unterlagen liefert der Verkäufer. Je vollständiger die Objektunterlagen vorliegen, desto reibungsloser läuft der Termin.
Der Energieausweis ist beim Verkauf einer Immobilie gesetzlich vorgeschrieben und muss spätestens bei der Besichtigung unaufgefordert vorgelegt werden (§ 80 Abs. 3 GEG). Schon in der Immobilienanzeige sind Pflichtangaben aus dem Ausweis zu nennen, etwa Energieträger und Energiekennwert (§ 87 GEG). Wer gegen diese Pflichten verstößt, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld von bis zu 10.000 Euro geahndet werden kann (§ 108 GEG). Häufig kursiert ein Betrag von 15.000 Euro, der jedoch nicht dem geltenden Bußgeldrahmen entspricht. Welche Ausweisart sinnvoll ist, erklärt der Ratgeber Energieausweis beim Verkauf.
Anders als die meisten Checklisten vermuten lassen, gibt es in Bayern kein Baulastenverzeichnis. Bayern und Brandenburg sind die beiden Bundesländer ohne dieses Register; öffentlich-rechtliche Verpflichtungen eines Grundstücks werden in Bayern stattdessen als beschränkt persönliche Dienstbarkeiten im Grundbuch eingetragen. Für einen Verkauf in Würzburg oder Umgebung ist daher der Grundbuchauszug die maßgebliche Quelle, nicht eine Baulastenauskunft. In anderen Bundesländern gehört dagegen der Auszug aus dem Baulastenverzeichnis beim Bauordnungsamt zur Checkliste.
Beim Immobilienverkauf dürfen bekannte, nicht sichtbare Mängel nicht verschwiegen werden. Zwar wird in Kaufverträgen über gebrauchte Immobilien die Gewährleistung meist ausgeschlossen, dieser Ausschluss gilt aber nicht für einen Mangel, den der Verkäufer arglistig verschwiegen hat (§ 444 BGB). Zu den offenbarungspflichtigen, versteckten Mängeln zählen zum Beispiel Feuchtigkeit und Schimmel hinter Verkleidungen, ein verdeckter Hausschwamm, Altlasten im Boden oder ein nicht genehmigter Anbau. Sichtbare Mängel wie ein erkennbar alter Teppich müssen dagegen nicht gesondert genannt werden.
Der Verkäufer einer Immobilie haftet für Sachmängel grundsätzlich fünf Jahre; diese Verjährungsfrist gilt bei Bauwerken (§ 438 Abs. 1 Nr. 2 BGB). In Kaufverträgen über gebrauchte Immobilien wird die Gewährleistung allerdings üblicherweise ausgeschlossen, sodass die reguläre Mängelhaftung meist entfällt. Für einen arglistig verschwiegenen Mangel haftet der Verkäufer jedoch trotz Ausschluss; dieser Anspruch verjährt erst drei Jahre, nachdem der Käufer vom Mangel erfahren hat, frühestens aber nach Ablauf der regulären fünf Jahre (§ 438 Abs. 3 in Verbindung mit §§ 195, 199 BGB). Arglist liegt vor, wenn der Verkäufer einen ihm bekannten Mangel verschweigt, den der Käufer nicht erkennen konnte.
Am häufigsten fehlen beim Verkaufsstart die Dokumente, die nicht im eigenen Aktenordner liegen: aktuelle Grundrisse aus der Bauakte, Nachweise über Sanierungen und Modernisierungen, bei Wohnungen die letzten Versammlungsprotokolle und die Rücklagenübersicht. Weil die Beschaffung aus dem Bauaktenarchiv ein bis drei Wochen dauern kann, lohnt es sich, früh damit zu beginnen. Ein Makler übernimmt diese Beschaffung in der Regel mit. Der gesamte Verkaufsablauf ist unter Immobilie verkaufen beschrieben.
Der Makler braucht dieselben Unterlagen wie der Verkäufer: Grundbuchauszug, Flurkarte, Grundrisse, Wohnflächenberechnung, Energieausweis und bei Wohnungen die WEG-Unterlagen. Fehlende Dokumente beschafft er meist selbst.
Für den Notartermin sind Personalausweis und Steuer-Identifikationsnummer beider Parteien, der aktuelle Grundbuchauszug und bei Wohnungen die Teilungserklärung nötig. Den Grundbuchstand holt der Notar selbst ein.
Für den Verkauf sollte der Grundbuchauszug nicht älter als drei Monate sein. Für die Beurkundung zieht der Notar ohnehin einen tagesaktuellen Stand.
In der Regel vergehen nach der Beurkundung mehrere Wochen bis zur Kaufpreiszahlung, weil zunächst die Auflassungsvormerkung eingetragen und die Fälligkeitsvoraussetzungen erfüllt sein müssen.
Wer beim Verkauf einer Immobilie Unterlagen beschaffen oder prüfen lassen möchte, kann das einem Makler überlassen, der die Ämterwege kennt. Für den Verkauf in Würzburg und Umgebung gibt es dazu die Seiten Immobilie verkaufen und Immobilienbewertung.
Autor: Matthias Wolf ist Immobilienmakler und Geschäftsführer der W&T Immobilien GmbH in Würzburg. Er kommt aus der Hausverwaltung und beschafft Verkaufsunterlagen regelmäßig selbst.
Quellen: GEG, BGB (Gesetze im Internet, gesetze-im-internet.de); Kostenangaben als typische Spannen je nach Gemeinde, Stand Oktober 2026.
Erreichbarkeit
Montag bis Freitag
09:00 – 18:00 Uhr
Termine auch abends und samstags nach Absprache.
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